Vom BIM-Modell in den Betrieb: Wo digitales Facility Management heute steht

Ein Gebäude kann heute nahezu vollständig digital geplant werden. Räume, Anlagen und Bauteile existieren lange vor der Fertigstellung als Datenobjekte, technische Eigenschaften werden hinterlegt, Modelle zwischen Fachdisziplinen ausgetauscht. Nach der Übergabe beginnt jedoch eine völlig andere Phase: Das Gebäude muss betrieben, gewartet, gereinigt und energetisch optimiert werden. Plötzlich sind andere Informationen wichtig als während der Planung.

Jetzt zeigt sich, wie weit die Digitalisierung tatsächlich reicht. Können die im Projekt erzeugten Daten direkt für Wartung, Flächenmanagement oder Betreiberpflichten genutzt werden? Oder liegen zwar umfangreiche BIM-Modelle vor, dem Facility Management fehlen aber ausgerechnet Anlagenkennzeichnungen, Wartungsvorgaben oder verlässliche Informationen über den gebauten Zustand?

Drei Viertel der Befragten arbeiten noch mit Office & Co

Wie unterschiedlich weit die Branche dabei ist, zeigt der gefma-Trendreport Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft (öffnet in neuem Fenster) von 2025. Demnach arbeiten drei Viertel der befragten Anwender überwiegend noch mit Office-Anwendungen oder klassischen CAFM- und IWMS-Systemen. Gleichzeitig steigt die Nachfrage nach moderneren Architekturen deutlich. Bei zwei Dritteln der untersuchten aktuellen Projektvergaben wird bereits eine Cloud-Variante bevorzugt. Noch größer ist die Diskrepanz bei künstlicher Intelligenz. 75 Prozent der Anwender nennen KI als wichtigen Digitalisierungstrend, insbesondere für Datenanalyse, automatisiertes Reporting und Energieoptimierung. In fortgeschrittene KI-Lösungen investiert bislang jedoch nur etwa jeder Fünfte.

Auch die Lünendonk-Studie „Facility Service in Deutschland (öffnet in neuem Fenster)“ von 2026 beschreibt einen Markt im Übergang. Bei 30 Prozent der befragten Anbieter laufen operative Facility Services bereits in einer integrierten Systemlandschaft, 33 Prozent arbeiten mit standardisierten digitalen Prozessketten. Weitere 26 Prozent nutzen einzelne digitale Werkzeuge. Teilautomatisierte oder KI-gestützte Lösungen sind bislang bei elf Prozent angekommen. Als größte Hürde für eine schnellere Digitalisierung nennen 64 Prozent fehlende Budgets beziehungsweise eine geringe Investitionsbereitschaft.

Die Technik entwickelt sich also schneller als ihre flächendeckende Nutzung. Gleichzeitig wächst der Bedarf an verlässlichen Gebäudedaten. Energie- und Ressourcenmanagement, ESG-Anforderungen, Betreiberpflichten, Wartung oder künftig KI-basierte Anwendungen funktionieren nur, wenn die zugrunde liegenden Informationen stimmen und zugänglich sind.

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Nicht möglichst viele Daten, sondern die richtigen

Mahmut Tümkaya, Geschäftsführer der Piepenbrock FM Consulting und 1. Vorsitzender des CAFM RING, beschäftigt sich seit Jahren mit der Schnittstelle zwischen Bau und Betrieb. Er identifiziert ein Grundproblem: Während der Planung werden leicht sehr viele Daten erzeugt, ohne dass vorher ausreichend geklärt wurde, welche davon im Betrieb tatsächlich gebraucht werden. Ein umfangreiches BIM-Modell ist für das Facility Management wenig hilfreich, wenn darin zwar zahlreiche Eigenschaften hinterlegt sind, relevante Wartungs- oder Betriebsinformationen aber fehlen.

Der Level of Information Need, kurz LOIN, setzt genau hier an. Er beschreibt, welche geometrischen, alphanumerischen und dokumentarischen Informationen für einen bestimmten Zweck, zu einem bestimmten Zeitpunkt und in welcher Qualität benötigt werden. Das Konzept ist inzwischen in DIN EN ISO 7817-1:2024 geregelt. Der Gedanke dahinter ist einfach: nicht möglichst viele Daten sammeln, sondern die richtigen.

Damit das gelingt, muss bereits der Auftraggeber festlegen, welche Informationen später gebraucht werden. Dafür dienen die Auftraggeber-Informationsanforderungen, kurz AIA. Sie definieren, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt und in welcher Qualität geliefert werden sollen. Der BIM-Abwicklungsplan, BAP, beschreibt anschließend, wie diese Anforderungen im Projekt umgesetzt werden. BIM Deutschland, die zentrale BIM-Anlaufstelle des Bundes, bezeichnet beide als zentrale Grundlage für die BIM-Implementierung.

Für das Facility Management bedeutet das: Betreiberanforderungen dürfen nicht erst kurz vor der Gebäudeübergabe formuliert werden. Wer später Wartungsintervalle, technische Anlagen oder Flächenstrukturen digital verwalten will, muss früh festlegen, welche Informationen dafür im Modell benötigt werden. Auch der Markt bewegt sich in diese Richtung. Ein Viertel der von Lünendonk 2026 befragten Facility-Service-Anbieter beobachtet, dass Auftraggeber ihre Dienstleister künftig bereits in der Planungsphase von Gebäuden einbeziehen wollen.

Offene Standards gegen neue Datensilos

Selbst sauber strukturierte Daten helfen allerdings wenig, wenn sie nur innerhalb einer bestimmten Software funktionieren. Prof. Dr. Niels Bartels von der TH Köln sieht deshalb offene Schnittstellen als wesentliche Voraussetzung für ein langfristig nutzbares Informationsmanagement. Bartels forscht unter anderem zu lebenszyklusübergreifendem Datenaustausch, Smart Buildings, digitalen Zwillingen sowie BIM und Nachhaltigkeit. Gerade im Facility Management müssen Informationen oft Jahrzehnte überdauern. In dieser Zeit wechseln Softwareprodukte, Dienstleister und Eigentümer. Gebäudedaten sollten deshalb nicht an eine einzelne Anwendung gebunden sein.

Ein Ansatz dafür ist CAFM-Connect. Der vom CAFM RING entwickelte offene Datenstandard basiert auf IFC und arbeitet mit sogenannten BIM-Profilen für konkrete Anwendungsfälle im Gebäudebetrieb. Statt sämtliche möglichen Eigenschaften eines Bauteils zu übertragen, enthält ein BIM-Profil nur die Informationen, die für den jeweiligen Prozess gebraucht werden. Für eine Wartung werden andere Daten benötigt als für Reinigung oder Flächenmanagement. Das Basisprofil umfasst unter anderem Raumnutzungsarten nach DIN 277-2, Bauteiltypen auf Grundlage beziehungsweise in Erweiterung der DIN 276 sowie Dokumenttypen nach GEFMA 198. Gebäudedaten können im IFC-Format gespeichert und in kompatible CAFM-Systeme übernommen werden.

Hinzu kommt BIMeta. Der offene cloudbasierte Merkmalserver verwaltet Klassen und Eigenschaften für den BIM-Datenaustausch und verbindet sie mit Regelwerken, Normen und dem buildingSMART Data Dictionary. Auch CAFM-Connect wird dort gepflegt. Ziel ist eine gemeinsame maschinenlesbare Sprache für Informationen, die von der Planung bis in den Betrieb weitergegeben werden sollen.

Vom BIM-Modell zum digitalen Zwilling

Ein BIM-Modell wird nicht allein dadurch zum digitalen Zwilling, weil es nach der Fertigstellung weiterverwendet wird. Der Unterschied liegt in der Verbindung mit dem realen Gebäude und seinen aktuellen Daten. Werden aktuelle Informationen aus dem realen Gebäude damit verbunden, kann daraus ein digitaler Zwilling entstehen. Sensoren können beispielsweise Energieverbräuche, Temperaturen oder Betriebszustände technischer Anlagen liefern. Werden diese Daten mit den entsprechenden Objekten im Modell verknüpft, lassen sich Zustände analysieren, Wartungen gezielter vorbereiten oder Betriebsstrategien anpassen.

In diesem Zusammenhang ist häufig von 7D-BIM die Rede. BIM Deutschland bezeichnet damit die Erweiterung des Modells um Informationen für Facility Management und Gebäudebetrieb, beispielsweise zu technischen Anlagen, Wartungsplänen, Herstellerangaben oder Instandhaltung. Die Bezeichnung steht damit weniger für eine weitere räumliche Dimension als für die Nutzung von BIM-Daten in der Betriebsphase.

Mit KI bekommt die Datenfrage zusätzliche Bedeutung. Systeme können große Informationsmengen analysieren, Muster erkennen, Berichte automatisieren oder bei der vorausschauenden Wartung unterstützen. Gerade im Facility Management mit seinen vielen wiederkehrenden Prozessen bietet das erhebliches Potenzial. Die aktuellen Studienzahlen zeigen jedoch, dass die praktische Nutzung noch am Anfang steht. Während KI von drei Vierteln der gefma-Befragten als wichtiger Trend gesehen wird, investiert erst rund ein Fünftel in fortgeschrittene Anwendungen. Bei Facility-Service-Anbietern nutzen laut Lünendonk elf Prozent bereits teilautomatisierte oder KI-gestützte Lösungen. KI löst dabei kein grundlegendes Datenproblem. Wenn Anlagen falsch bezeichnet sind, Informationen fehlen oder Daten in inkompatiblen Systemen stecken, wird aus einer schlechten Datenbasis durch einen Algorithmus keine gute. Die Entwicklung erhöht deshalb eher den Druck, Gebäudedaten strukturiert zu erfassen und langfristig verfügbar zu halten.

Digitalisierung braucht Menschen, die die Daten verstehen

Neben Technik und Standards bleibt der Fachkräftemangel eine Herausforderung. Das Berufsbild im Facility Management erweitert sich: Kenntnisse über Gebäude und technische Anlagen reichen zunehmend nicht mehr aus. Datenmanagement, BIM, CAFM-Systeme, Schnittstellen, Cloud-Plattformen, Cybersecurity und KI kommen hinzu.

Gleichzeitig wird Zusammenarbeit wichtiger. Ein Großteil der später benötigten Betriebsdaten entsteht nicht im Facility Management selbst, sondern während Planung, Ausschreibung, Bau und Inbetriebnahme. Damit die Informationen später nutzbar sind, müssen Planer, Bauunternehmen, Hersteller und Betreiber früh wissen, was voneinander gebraucht wird. Niels Bartels formuliert diese organisatorische Aufgabe deutlich: „Wir müssen einfach viel mehr zusammenarbeiten. Theorie, Forschung und Praxis müssen mehr an einen Tisch gebracht werden. FM ist nicht das attraktivste Thema im BIM-Bereich, aber eines der wichtigsten.“

Am Ende zählt nicht das Modell

Die Entwicklung im Facility Management lässt sich deshalb nur bedingt daran messen, wie viele Unternehmen BIM einsetzen. Interessanter ist, was mit den Informationen nach der Gebäudeübergabe passiert. Cloud-Plattformen werden häufiger ausgeschrieben, integrierte Systemlandschaften breiten sich aus und erste Unternehmen automatisieren Betriebsprozesse mit KI. Parallel werden mit LOIN, AIA, IFC, CAFM-Connect oder BIMeta Strukturen geschaffen, die einen verlässlicheren Datenaustausch ermöglichen. Der Prüfstein bleibt jedoch der Gebäudebetrieb selbst. Wenn Informationen aus Planung und Bau dort ohne erneute Erfassung genutzt und anschließend aktuell gehalten werden können, entsteht eine belastbare digitale Grundlage für Wartung, Energieoptimierung, Nachhaltigkeit und automatisierte Prozesse. Der eigentliche Fortschritt liegt deshalb nicht im möglichst umfangreichen BIM-Modell. Er liegt darin, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit dort ankommen, wo sie gebraucht werden.