Digitale Großfamilie statt digitaler Zwilling

Ein Fenster ist ein Fenster. Digital kann dasselbe Fenster jedoch an mehreren Stellen gleichzeitig existieren: als Bauteil im BIM-Modell, als zu wartendes Element im CAFM-System, als kaufmännisch relevantes Asset im ERP-System oder als Eintrag in weiteren Datenbanken. Lars Oberwinter kennt solche Systemlandschaften aus seiner täglichen Arbeit. Er ist Geschäftsführer der Plandata GmbH, die Unternehmen bei BIM-Strategien, digitalen Standards, Datenstrukturen und der Vernetzung digitaler Bau- und Betriebsprozesse berät.

Den klassischen digitalen Zwilling hält Oberwinter deshalb für ein problematisches Bild. Die Vorstellung eines einzigen digitalen Abbilds, in dem sämtliche Informationen eines Gebäudes zusammenlaufen, entspricht häufig nicht der Realität. Unterschiedliche Fachbereiche brauchen unterschiedliche Werkzeuge – und jedes System erfüllt im Lebenszyklus eines Gebäudes eine andere Aufgabe. Oberwinter spricht lieber von einer „digitalen Großfamilie“. Zu ihr gehören je nach Gebäude und Organisation etwa CAD, BIM, CDE, Dokumentenmanagement, CAFM, Asset Information Management, ERP und Gebäudeleittechnik. Im Krankenhaus kommt noch das Krankenhausinformationssystem hinzu.

Die entscheidende Frage lautet also nicht: Wie bekommen wir alles in ein einziges System? Sondern: Wie sorgen wir dafür, dass die verschiedenen Systeme die richtigen Informationen austauschen? Genau hier setzt Digitales Informationsmanagement, kurz DIM, an.

Der Dschungel der Bestandsdaten

An Daten mangelt es in der Bau- und Immobilienwirtschaft meist nicht. Gerade bei Bestandsgebäuden hat sich über Jahre oft ein Mix aus Papierunterlagen, PDF-Dateien, CAD-Plänen, Modellen, Excel-Listen und verschiedenen Softwarelösungen angesammelt. Informationen liegen doppelt vor, widersprechen sich oder stecken in Systemen, die nicht miteinander kommunizieren. Oberwinter nennt das den „Dschungel der Bestandsdaten“. Mehr Daten lösen das Problem nicht. Auch Terabytes an Informationen helfen wenig, wenn niemand sicher sagen kann, welche Datei aktuell ist, welche Bezeichnung gilt oder welches System die verlässliche Information enthält.

DIM setzt deshalb nicht bei der Datenmenge an. Unternehmen müssen zuerst klären, welche Informationen ihre Mitarbeiter tatsächlich brauchen, wo diese entstehen und wie sie zuverlässig dorthin gelangen, wo jemand mit ihnen arbeitet. Das betrifft nicht nur Software. Wer eine Information erzeugt, wer sie prüft und wer sie später nutzt, gehört genauso zum Digitalen Informationsmanagement wie Datenmodelle und Schnittstellen.

„Welche Informationen benötigen Sie wirklich?“

Gerade BIM macht es technisch möglich, ein Bauteil mit einer Fülle von Informationen anzureichern. Ein einziges digitales Element kann unzählige technische Spezifikationen enthalten – doch braucht der spätere Betrieb all diese Angaben? Oder reichen wenige Informationen wie Errichter, Gewährleistung, Wartungsintervalle, Kostenstelle oder zur zuständige Wartungsfirma und eine organisierte Ablage von technischen Datenblättern? Oberwinter formuliert die entscheidende Frage bewusst einfach: „Welche Informationen benötigen Sie wirklich?“ Dieses Konzept findet sich begrüßenswerterweise in Literatur und Normung mittlerweile als „Level of Information Need“, kurz LOIN wieder.

Ein Planer arbeitet mit anderen Informationen als ein Bauunternehmen. Der technische Gebäudebetrieb braucht andere Daten als das kaufmännische Facility Management. Deshalb sollte am Anfang der Betrachtung nicht das maximal mögliche Datenmodell stehen, sondern der konkrete Anwendungsfall. Was will ein Nutzer, was ein Betreiber später tun? Welche Informationen braucht er dafür? Wer muss sie liefern? Und wann müssen sie vorliegen? Wer diese Fragen früh beantwortet, kann auch während Planung und Bau gezielter festlegen, welche Informationen entstehen sollen. Der Auftraggeber fordert dann nicht vorsorglich möglichst viele Daten, sondern jene, die später tatsächlich gebraucht werden.

Der Wald der Standards

Wer Gebäudedaten ordnen will, trifft schnell auf das nächste Dickicht. Neben dem „Dschungel der Bestandsdaten“ gibt es für Oberwinter einen „Wald der Standards“. Normen und Standards sind unverzichtbar, wenn unterschiedliche Beteiligte und Systeme miteinander arbeiten sollen. Sie schaffen gemeinsame Begriffe und Regeln. Gleichzeitig gibt es eine enorme Zahl möglicher Vorgaben und Attribute.

Auch hier gilt deshalb: Mehr ist nicht automatisch besser. Unternehmen müssen entscheiden, welche Standards zu ihren konkreten Aufgaben passen. Ein Bauteil braucht eine eindeutige Bezeichnung. Auftragnehmer müssen wissen, welche Informationen sie liefern sollen. Systeme müssen Daten so strukturieren, dass andere Anwendungen sie verstehen können. Aber nicht jeder denkbare Wert muss deshalb erhoben werden. Oder anders gesagt: Der Informationsbedarf sollte bestimmen, welche Regeln gelten – nicht umgekehrt.

Die „Höhle der hohlen Versprechen“

Wer vor einer historisch gewachsenen Softwarelandschaft steht, kommt schnell auf einen scheinbar naheliegenden Gedanken: Warum nicht alles in ein einziges System überführen? Oberwinter ist skeptisch. Versprechen wie „One-Stop-Shop“ oder „Single Source of Truth“ verortet er in der „Höhle der hohlen Versprechen“.

Denn die verschiedenen Systeme haben ihre Berechtigung. Ein CAFM-System unterstützt Wartung und Instandhaltung. Das ERP-System bildet kaufmännische Daten und Prozesse ab. Die Gebäudeleittechnik liefert aktuelle Betriebsdaten. BIM-Systeme helfen bei Planung, Umbauten und Verortung. Ein Asset-Information-Management-System bündelt Informationen zu Anlagen. Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen eine strukturierte Ablage von Inhalten, die nicht objekt- oder datenbankbasiert organisiert sind.

DIM versucht deshalb nicht zwangsläufig, all diese Anwendungen durch eine zentrale Plattform zu ersetzen. Viel wichtiger ist, ihre Aufgaben klar voneinander abzugrenzen und zu bestimmen, welche Informationen zwischen ihnen fließen. Jedes System kann dort bleiben, wo es seinen Zweck am besten erfüllt. Entscheidend ist, dass klar ist, wo eine Information gepflegt wird und wie andere Systeme darauf zugreifen können. Aus dem vermeintlich einen digitalen Zwilling wird so ein Zusammenspiel mehrerer digitaler Abbilder – die „digitale Großfamilie“. Und Digitales Informationsmanagement orchestriert eben diese.

Das haben wir immer so gemacht

Technische Schnittstellen lösen allerdings nur einen Teil der Aufgabe. Sobald Informationen über verschiedene Plattformen und Fachbereiche hinweg fließen, stellen sich organisatorische Fragen. Wer darf Daten verändern? Wer darf sie nur lesen? Wer liefert welche Information? Wer prüft ihre Qualität? Und wer kümmert sich darum, wenn Angaben fehlen oder sich widersprechen?

Für Oberwinter beginnt hier die „Schlangengrube der Prozesse“. Die typischen Reaktionen dürften vielen Unternehmen bekannt vorkommen: „Das haben wir immer so gemacht“ oder „Wer soll das bei uns machen?“

Genau daran zeigt sich, warum Digitalisierung kein reines Softwareprojekt ist. Wenn Informationen anders fließen, verändern sich auch Aufgaben, Abläufe und Zuständigkeiten. Unternehmen müssen festlegen, wer Daten zu welchem Zweck eingibt, verändert, kontrolliert, freigibt und prüft - Stichwort „Data Governance“.

Besonders wichtig wird das beim Übergang von Planung und Errichtung in den Betrieb. Informationen, die Planer und Bauunternehmen erzeugen, sollen später andere Menschen in anderen Systemen weiterverwenden. Das funktioniert nur, wenn alle Beteiligten wissen, was sie wann und in welcher Qualität liefern müssen.

Wie viel BIM zu welcher Zeit?

Nur wenige Unternehmen können ihre digitale Landschaft von Grund auf neu aufbauen. Bestandsgebäude bringen nicht nur bestehende Daten mit, sondern meist auch bestehende Softwarelandschaften. Manche Anwendungen funktionieren gut und sollen bleiben, andere müssen ersetzt werden. Hinzu kommen alte CAD-Dateien, Tabellen, Dokumente und Datenbanken. DIM muss deshalb auch beantworten, wie alte und neue Mitglieder der digitalen Großfamilie miteinander auskommen.

Wie umfangreich das werden kann, zeigt das Allgemeine Krankenhaus (AKH) in Wien. Dort mussten große Datenbestände aus einem bestehenden CAD-System und vielen weiteren Systemen in eine neue, BIM-basierte Werkzeuglandschaft überführt werden: mehr als 25.000 Räume, knapp 80.000 Wandelemente und über 1,4 Millionen Ausstattungselemente. Eine speziell entwickelte Schnittstelle half, die Daten automatisiert und kontrolliert zu übertragen.

Digitalisierung im Bestand bedeutet also selten, alles Alte wegzuwerfen und neu anzufangen. Unternehmen müssen prüfen, welche Daten sie weiterverwenden können, welche sie bereinigen müssen und welche Informationen sie künftig überhaupt noch benötigen. Dabei stellt Oberwinter noch eine weitere, sehr praktische Frage: „Wie viel BIM zu welcher Zeit?“ Auch hier geht es um Maß statt Masse. Nicht jede Information muss zu jeder Zeit im höchstmöglichen Detail vorliegen. Ein sukzessiver Aufbau von Modellen kann zielführend sein – z.B. beginnend mit einfachen „Raumschachtelmodellen“, die mit wenig Aufwand erzeugt werden können, aber eine sehr gute Basis für eine systemübergreifende Vernetzung von Raumdaten und eine schrittweise Modellierung (z.B. im Zuge von Sanierungen oder Umbaute) bieten.

Plandata

Never change a running system

Selbst wenn Datenmodell, Systeme und Prozesse stimmen, bleibt ein entscheidender Faktor: die Menschen, die damit arbeiten. Neue Systeme und Abläufe verändern den Arbeitsalltag. Mitarbeiter übernehmen andere Aufgaben, müssen Informationen anders pflegen und teilweise neue Werkzeuge lernen. Nicht selten trifft die Veränderung zunächst auf ein schlichtes: „Funktioniert doch!“ Oder auf den Klassiker: „Never change a running system!“ Deshalb gehören Akzeptanzbildung, Schulung, Begleitung und Support von Anfang an dazu. Führungskräfte müssen erklären, warum sich Abläufe verändern und was die Organisation damit erreichen will. Oberwinters DIM-Implementierungs-Modell verbindet Informationsstrategie, Organisation, Technologie und den Umgang mit Bestandsdaten ausdrücklich mit Projekt- und Change-Management.

Erst das Ziel, dann die Technik

Neue Software zu installieren, reicht nicht. Am Anfang sollte deshalb auch nicht die Frage stehen, welches BIM-, CAFM- oder Datenmanagementsystem ein Unternehmen kaufen will. Zuerst muss klar sein, was die Organisation erreichen möchte: Wartung verbessern? Umbauten schneller planen? Betreiberpflichten sicher dokumentieren? Energieverbrauch oder Flächennutzung besser steuern?

Aus diesen Zielen entstehen konkrete Anwendungsfälle. Daraus folgt, welche Informationen notwendig sind. Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Daten, Standards, Prozesse, Rollen und Systeme gebraucht werden. Das klingt weniger spektakulär als die Vision vom einen allwissenden digitalen Zwilling. Für Oberwinter liegt aber gerade darin der Kern: Nicht das größte BIM-Modell oder die neueste Software entscheidet darüber, wie digital eine Organisation arbeitet. Entscheidend ist, ob Menschen verlässliche Informationen finden und nutzen können, wenn sie sie brauchen.

Die Suche nach dem einen perfekten digitalen Zwilling führt deshalb möglicherweise in die falsche Richtung. Gebäude sind komplex, ihre Lebenszyklen lang und die Aufgaben ihrer Eigentümer, Planer, Errichter, Nutzer und Betreiber sehr unterschiedlich. Die entscheidende Leistung liegt nicht darin, alle Daten an einem Ort zu sammeln. Sie liegt darin, die richtigen Informationen miteinander zu verbinden. Dafür muss die digitale Großfamilie nicht in dasselbe Haus ziehen. Sie muss miteinander reden können.